Período de transição exige revisão de processos, sistemas e planejamento tributário; adiar adaptações pode elevar custos operacionais e riscos de conformidade

A ideia de que a reforma tributária brasileira começará apenas em 2027 já não corresponde à realidade. Embora a cobrança efetiva de parte dos novos tributos ocorra de forma gradual, 2026 marca o início da fase operacional da transição, exigindo das empresas mudanças em sistemas fiscais, emissão de documentos eletrônicos, cadastros e processos internos. A recomendação é clara: quem deixar a adaptação para a última hora poderá enfrentar custos maiores, retrabalho e riscos de não conformidade.

A Emenda Constitucional nº 132/2023 inaugurou um novo modelo de tributação sobre o consumo, regulamentado posteriormente por legislação complementar. O cronograma prevê um período de transição até 2033. Em 2026, ocorre o chamado “ano-teste”, com destaque da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) nos documentos fiscais, utilizando alíquotas experimentais, sem aumento definitivo da carga tributária nesse momento. Já em 2027, a CBS passa a vigorar efetivamente, substituindo o PIS e Cofins.

Mais do que uma alteração na legislação, a reforma impõe uma revisão da forma como as empresas administram sua operação tributária. Sistemas de gestão (ERP), emissão de notas fiscais, classificação fiscal de produtos e serviços, formação de preços, contratos comerciais e controles internos passam a exigir adequações para atender às novas exigências legais.

Para o contador e advogado Gustavo Amorim, o maior equívoco de parte do empresariado é acreditar que a adaptação pode ser concentrada apenas quando as novas cobranças entrarem em vigor.

“A reforma tributária não começa quando o tributo passa a ser cobrado. Ela começa quando a empresa precisa adaptar sua operação. Quem deixar esse trabalho para 2027 provavelmente enfrentará custos mais elevados com atualização de sistemas, treinamento de equipes, revisão de contratos e possíveis correções fiscais que poderiam ter sido evitadas com planejamento”, afirma.

Outro desafio está na necessidade de convivência entre dois modelos tributários durante a transição. Em vez de uma mudança imediata, empresas terão de administrar simultaneamente regras antigas e novas, aumentando a complexidade operacional durante alguns anos. Esse cenário exige integração entre áreas contábil, fiscal, financeira, jurídica e de tecnologia da informação para reduzir riscos e garantir conformidade.

Além das adaptações tecnológicas, Amorim destaca que a reforma oferece uma oportunidade para revisão estratégica dos negócios. A nova sistemática pode alterar a formação de preços, o aproveitamento de créditos tributários, a estrutura da cadeia de fornecedores e até decisões sobre localização de operações.

Segundo Gustavo Amorim, a preparação antecipada permite transformar uma obrigação legal em vantagem competitiva. “As empresas que iniciarem agora um diagnóstico tributário terão mais tempo para identificar impactos financeiros, corrigir processos e tomar decisões com segurança. A reforma exige investimento em organização e governança, mas também abre espaço para ganhos de eficiência e redução de riscos no longo prazo”, destaca.

Outro ponto que ganha importância é a atualização constante das equipes responsáveis pelas rotinas fiscais. O novo modelo demandará conhecimento sobre regras inéditas, novos layouts de documentos eletrônicos e mudanças nas obrigações acessórias. A partir de agosto de 2026, por exemplo, empresas do regime regular deverão preencher obrigatoriamente os campos relativos ao IBS e à CBS nas notas fiscais eletrônicas, conforme cronograma definido pelos órgãos responsáveis pela implementação da reforma.

Na avaliação de Amorim, a principal mudança promovida pela reforma tributária não será apenas jurídica, mas operacional. A competitividade das empresas dependerá da capacidade de adaptação a um ambiente tributário mais digital, integrado e baseado em informações de alta qualidade. Nesse contexto, o planejamento deixa de ser uma medida preventiva e passa a integrar a estratégia de gestão, reduzindo custos de implementação e aumentando a segurança para enfrentar uma das maiores transformações do sistema tributário brasileiro nas últimas décadas.